Prozessoptimierung – Warum sich Betriebe damit beschäftigen sollten und wie es funktioniert

Ob es nun die Bestellung neuer Ware ist, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der Einbau einer neuen Heizung beim Kunden durch den eigenen Kundendienst, alle haben eins gemeinsam: dahinter liegen Prozesse. Doch laufen diese Prozesse immer optimal ab? In vielen Fällen sind diese “historisch gewachsen”, wie man immer so schön sagt. Es macht daher Sinn, von Zeit zu Zeit seine Prozesse zu prüfen, ob sie noch dem aktuellen Stand entsprechen. Gerade in Zeiten der Digitalisierung können Prozesse, in vielen Betrieben auch Abläufe oder Verfahren genannt, durch den Einsatz von digitalen Hilfsmitteln optimiert werden. Dadurch können Betriebe im Jahr teilweise hohe Summen an Kosten einsparen.

Wie und wo fängt man an?

Bevor man anfängt, Prozesse zu optimieren, sollte man sich zunächst einen Überblick verschaffen, welche Prozesse es im Betrieb überhaupt gibt. Man spricht auch von einer so genannten IST-Aufnahme. Denn nur wer seine Prozesse kennt, kann diese auch optimieren oder digitalisieren. Doch wie geht man dabei vor? Wichtig ist, dass ein Prozess komplett betrachtet wird, also von Anfang bis Ende. Hierbei ist es hilfreich sich folgende Frage(n) zu stellen: Wer macht was, was, wie und womit? Nehmen Sie sich dabei am besten zunächst die Prozesse vor, die am wichtigsten sind oder die am häufigsten ausgeführt werden.

Für die IST-Aufnahme eignen sich so genannte Prozessaufnahmebögen. In der Praxis sind diese für Laien allerdings recht schwierig. Kontaktieren Sie uns gern, wenn Sie hier professionelle Unterstützung benötigen.

Nach der Aufnahme: die Analyse

Sind die entsprechenden Prozesse aufgenommen, geht es an die Analyse. Hierbei geht es darum, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und auf Verbesserungspotential (=Optimierungen) zu prüfen. Hierbei können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Ist dieser Prozess grundsätzlich (noch) sinnvoll?
  • Wie erfolgt die Weitergabe von Informationen?
  • Wird ein IT-System eingesetzt?
  • Sind alle eigebundenen Personen/Stellen wirklich notwendig?
  • Wie nutzt dieser Prozess dem (End-)Kunden?

Darüber hinaus kann es natürlich noch betriebsspezifische Fragen geben, die zur Prozessanalyse beitragen können. Sobald aber Verbesserungspotentiale identifiziert sind, kann es schon losgehen mit der Optimierung. Wichtig ist, dass hier alle beteiligten Stellen und auch die (Geschäfts-)Leitung beteiligt werden. Ein Prozess kann noch so gut optimiert werden, wenn auf diesem Weg die Mitarbeitenden “verloren” werden, ist die Arbeit möglicherweise umsonst.

Richten Sie ihre Prozesse auf Ihre Kunden aus

Bei aller Optimierung sollten Sie den wichtigsten Player im Spiel nicht vergessen: den Kunden. Denn durch wen wird am Ende ihr Unternehmen finanziert? Richtig, durch Kundenaufträge. Richten Sie daher all ihre Prozesse immer auf Ihre Kunden aus! Bedenken Sie auch, dass sich Kundenbedürfnisse wandeln. In Zeiten von Digitalisierung sind Informationen immer schneller verfügbar. Das erwarten auch Ihre Kunden. Durch eine schnelle Suche in einem Onlineshop informieren sich Kunden beispielsweise innerhalb weniger Minuten über Produkte, Preise und Lieferzeiten. Darüber hinaus interessieren sich viele Kunden auch dafür, mit was für einem Betrieb/Unternehmen sie es überhaupt zu tun haben. Sorgen Sie dafür dass beispielsweise die Prozesse für die Veröffentlichung von Blogartikeln auf Ihrer Webseite optimal läuft oder dass eine Liste Ihrer aktuellen oder abgeschlossenen Projekte auf der Webseite stets aktuell ist. Falls Sie noch keine eigene Webseite haben, sprechen Sie uns gern an, wir helfen Ihnen.

Fazit

Durch Prozessoptimierung können Betriebe nicht nur effizienter arbeiten und Kosten sparen, sie können auch die Zufriedenheit ihrer Kunden deutlich erhöhen. Sein Sie sicher: nur ein Kunde, der mit Ihrer Leistung und der Abwicklung seines Auftrages zufrieden ist, wird Sie weiterempfehlen und gute Bewertungen bei Google und Co. für Sie abgeben.

Wenn Sie Unterstützung bei der Prozessoptimierung in Ihrem Betrieb/Unternehmen benötigen, sprechen Sie uns gern an. Wir unterstützen Sie gern dabei!