Verpflichtung für die XRechnung ist nah

Wer für den Bund oder die Länder arbeitet, der wird um den neuen Standard XRechnung nicht umher kommen. Ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 EUR müssen die Rechnungen am dem 27.11.2020 elektronisch übermittelt werden. Beschlossen hat das der IT-Planungsrat schon in seiner Sitzung am 22.06.2017. Der XRechnung Standard ist damit maßgeblich für die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Was heißt das nun für die Praxis? Müssen Unternehmen nun Programmierer einstellen, welche dann jede Rechnung in das XRechnung-Format übertragen?

Ganz so schlimm ist es nicht. Unternehmen müssen sich jedoch kümmern. Alle Rechnungen an den Bund und die Länder müssen zukünftig ab einem Betrag von 1.000 EUR als XRechnung eingereicht werden. Andenfalls ist eine Bezahlung der Rechnung nicht möglich.

Eine Rechnung kann dabei über verschiedene Kanäle eingereicht werden: per Weberfassung, Upload, E-Mail (mit einer XRechnungs-Datei im Anhang) oder PEPPOL. Grundsätzlich empfiehlt es sich für Unternehmen die bereits ein Warenwirtschaftssystem (ERP-System) nutzen, den Hersteller zu kontaktieren und bezüglich einer XRechnungs-Fähigkeit zu befragen. Da das Thema immer mehr Fahrt aufnimmt, rüsten viele Hersteller ihre Software entsprechend nach. So ist es dann einfach möglich, direkt eine PDF-Rechnung mit integriertem XRechnung-Datensatz zu erzeugen.

Sollte Ihr Warenwirtschaftssystem diese Funktion nicht bieten so haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungsdaten manuell in einem Portal des Bundes oder der Länder einzugeben und damit ihre Rechnung auf den Weg zu bringen.

Wie reiche ich eine XRechnung ein?

Um eine XRechnung einzureichen benötigen Sie für die korrekte Adressierung bzw. zur Identifikation des Rechnungsempfängers innerhalb einer Behörde zwingend eine sogenannte Leitweg-ID. Diese erhalten Sie von der entsprechenden Behörde, von der Sie den Auftrag erhalten habe. Die Stellen sind verpflichtet, Ihnen ihre persönliche Leitweg-ID im Rahmen ihres Einkaufs-/Vergabeverfahrens mitzuteilen. Falls Ihr Warenwirtschaftssystem das XRechnungs-Format beherrscht, können Sie die Leitweg-ID direkt im Feld “BuyerReference” hinterlegen.

Als nächstes müssen Sie sich für die Nutzung der Rechnungseingangsplattform von Bund und einigen Bundesländern registrieren. Sie erfassen dann die Daten Ihres Unternehmens und legen ein so genanntes Unternehmenskonto an. Dieses können Sie dann zukünftig für alle Aktivitäten (Rechnungen einreichen, überwachen) verwenden. Ebenfalls können Sie hier ihre Unternehmensdaten aktualisieren oder das Konto wieder löschen.

Das Einreichen der Rechnung richtet sich dann danach, ob Sie schon eine XRechnung vorliegen haben oder ob Sie die Positionen manuell erfassen müssen. Falls Sie schon eine Rechnung im XRechnung-Format haben, können Sie diese direkt im Portal hochladen oder per E-Mail versenden. Die E-Mailadresse erhalten Sie auch im Portal.

Sollte Ihre Rechnung noch nicht im XRechnung-Format vorliegen, müssen Sie die Rechnungspositionen manuell erfassen. Füllen Sie dazu einfach die entsprechenden Felder der Maske aus, die Ihnen angezeigt wird. Wichtig: für jede Rechnung müssen Sie eine eigene Erfassung durchführen!

Wie erfahre ich den Status meiner XRechnung?

Die Rechnungseingangsplattform bietet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit den Status ihrer eingereichten XRechnungen anzusehen. Sie sehen das Einreichungsdatum, den entsprechenden Status und andere Informationen. Grundsätzlich werden 5 Status unterschieden:

InitialDie Rechnung wurde in der Weberfassung angelegt, jedoch
nicht versendet. Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung
fortzusetzen.
BereitgestelltDie Rechnung wurde dem Empfänger erfolgreich zur Abholung
bereitgestellt.
AbgeholtDer Empfänger hat die Rechnung abgeholt und den Empfang bestätigt.
ZUrückgewiesenDie Rechnung wurde aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler
durch das System oder den Rechnungsempfänger zurückgewiesen.
GelöschtDer letzte Statuswechsel der Rechnung liegt mehr als 28 Tage zurück. Die Rechnung wurde daher systemgestützt gelöscht.
Möglicher Status einer XRechnung.

Fazit

Für das Einreichen einer XRechnung benötigen Sie also keine zusätzlichen Programmierer oder ein neues IT-System. Sicherlich ist besonders die Ersteinrichtung und Konfiguration dennoch für viele Unternehmen eine Herausforderung. Gern unterstütze ich Sie bei der Prüfung, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist, ihre Rechnungen an Bund und Länder zukünftig einfach und schnell als XRechnung einzureichen.

Weitere Ressourcen

XRechnung – Koordinierungsstelle für IT-Standards

23. Sitzung des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017

EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen